管理職の業務負荷を見直す方法｜プレイング業務とマネジメントを分ける棚卸し表

「管理職が忙しい」を五つの仕事に分ける

同じ長時間労働でも、顧客対応を自分で担っている、部下の判断を全件承認している、会議が多い、欠員対応が続く、突発案件の入口が一つに定まらないなど、原因は異なります。まず役職名ではなく、実際に発生した仕事を記録します。

英国HSEのManagement Standardsは、仕事の要求に業務量、勤務パターン、職場環境を含め、合意した労働時間に対して達成可能な要求であることや、能力と職務要求が合うことを示しています。本記事は一般的な設計例であり、健康・安全・労務上の個別判断は社内担当者や専門家と確認してください。

2週間の業務棚卸し表

通常週と繁忙日を含む期間で記録します。ただし記録自体が負荷にならないよう、15分刻みより、判断に使える仕事単位を優先します。

介入は六つの順番で検討する

1. 止める。意思決定や顧客価値につながらない会議・報告を廃止する。
2. 簡素化する。資料、承認段階、入力項目、参加者を減らす。
3. 入口を整える。相談・依頼・例外の受付条件と優先順位を定める。
4. 移す。専門部署、他職種、外部へ業務を移し、引継ぎ条件を決める。
5. 委譲する。部下へ判断基準、権限、相談条件を渡す。
6. 能力・人員を補う。残る仕事に対して育成、配置、採用を検討する。

最初から増員だけを選ぶと、不要な会議や二重承認が残ります。一方、仕事量が役割に対して大きい場合に研修や効率化だけを求めるのも適切ではありません。

介入判断シート

架空例：営業マネージャーの承認業務を見直す

以下は顧客実績ではない架空例です。営業マネージャーが個別案件の値引き、提案書、訪問予定をすべて確認し、自分の顧客も担当している場面を想定します。

時間が減ったかだけで成功を判断しません。移した仕事が部下や他部署の過重負荷になっていないかも確かめます。

週次レビューで見る四つの変化

• 管理職にしかできない判断へ時間を使えるようになったか。
• 部下が待たずに決められる範囲が増えたか。
• 会議・報告・承認の回数ではなく、手戻りや未決が減ったか。
• 業務を移した相手の負荷、品質、相談経路に問題がないか。

数週間で解消しない、急激に悪化した、心身の不調や安全上の懸念がある場合は、通常の業務改善だけで抱えず、社内の定めた健康・安全・労務の相談経路へつなぎます。

よくある質問

管理職の適正なプレイング比率は何％ですか？

一律の比率はありません。組織規模、職種、顧客責任、部下の経験、変化の時期で異なります。管理職にしかできない判断・育成・調整が期限内に行われているかを確認します。

本人が仕事を手放したがらない場合は？

意欲の問題と決めず、品質基準、委譲先の能力、失敗時の責任、評価項目を確認します。小さな範囲で権限と相談条件を明確にして試します。

委譲する判断基準は権限委譲のルール、部下支援は1on1の次の行動シートも参照してください。

参考資料：HSE：Management Standards - Demands、CIPD：Job design（いずれも2026年10月3日確認）。棚卸し表と架空例はCareerSync編集部による設計例です。