人件費の予算と実績がずれる理由。人数・単価・時期で確かめる方法

1. 比較する費用と人数の範囲をそろえる

最初に、予算と実績が同じ費用を集計しているか確かめます。基本給だけの予算と、賞与や会社負担の社会保険料等を含む実績を比べても、採用や昇給の影響は読み取れません。対象の法人・部門、対象月、費用項目を表の上部に記載します。

人数も、月末時点の在籍人数だけでは不十分です。入退社月、異動元と異動先、給与が発生する期間を確認できるようにします。給与データと会計の費用に差がある場合は、自社の集計・処理方法に沿って理由を整理し、人員の増減と混ぜないことが大切です。

賞与、時間外手当、会社負担分、採用費などは、まず項目を分けて差異を確認します。何を人件費に含めるかは、管理の目的と社内の計算方法をそろえて決めます。

2. 人数と時期を、重ならないように分ける

採用予定を取りやめた場合と、採用予定を維持したまま入社が遅れた場合を、同じ「欠員」としてまとめると次の対応が決まりません。前者は採用人数の変更、後者は時期の変更として記録します。

以下は管理用の分解例です。普遍的な計算順序ではありませんが、毎月同じ順序で置き換えると比較しやすくなります。人数と単価が同時に変わると、どちらから計算するかで要因別の金額が変わるため、社内で順序を決めておきます。

取りやめた採用枠を人数差に計上したら、その枠について入社の遅れを再度計上しません。個人または採用枠に識別番号を付け、変更前後の予定と理由を残すと、集計時の重複を防げます。

3. 単純な例で、差異の合計を確かめる

4〜6月の3か月について、既存社員10名に加えて4月に2名を採用し、全員の基本給を月30万円とする予算を考えます。予算は12名×30万円×3か月＝1,080万円です。以下は説明用の架空の数字で、顧客事例ではありません。

実際には、追加採用のうち1名を取りやめ、もう1名は5月初日に入社したとします。既存10名の基本給は4月から月31万円、新入社員は月30万円です。全員が各在籍月を通じて勤務し、月中入退社や欠勤による変動はないものとします。

実績を直接計算しても、10名×31万円×3か月＋1名×30万円×2か月＝990万円。990−1,080＝−90万円となり、分解した合計と一致します。この例は基本給のみで、賞与、時間外手当、会社負担の社会保険料、採用・教育費等は含めていません。

4. 差額の説明を、翌月以降の判断につなげる

例の90万円減少を、そのまま「余った予算」とは扱いません。取りやめた仕事を誰が担うのか、入社の遅れで業務や売上に影響が出ていないか、教育開始が後ろ倒しになっていないかを確認します。外注や応援で補っていれば、その費用も別途並べます。

月次レビューでは、予算、実績、差異理由、今後の見込み、決めたいことを一枚に整理します。採用時期の変更は残りの月に反映し、単価変更は翌期にも続くかを確認します。最初に承認した予算を残し、実績を踏まえた見込みは別の列で更新すると、当初計画との違いを追えます。

人事は人員と入退社の予定、経理・経営企画は費用との対応、事業責任者は業務への影響を確認するなど、更新と判断の担当を決めます。説明のつかない差額は無理に人数差へ入れず、確認中の項目として担当と期限を付けます。

5. 月次レビューの前に確認すること

• 予算と実績で、対象月・部門・費用項目が一致しているか。
• 採用人数の変更と、入社時期の遅れを分けたか。
• 計算順序を統一し、同じ変更を重複して計上していないか。
• 要因別の差異合計が、実績と予算の差額に一致するか。
• 減った費用の裏に、未対応の仕事や別の費用がないか。
• 次月以降の見込み、意思決定者、更新期限が決まっているか。

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