人員計画・人件費計画の立て方｜課題別に読む実務ガイド

最初に、今回決めたいことを一つに絞る

最初の一歩は、今回決めたいことを一つ選ぶことです。「来期の予算を作る」「欠員を補う」「繁忙期に備える」では、必要な資料も判断の期限も違います。計画表を作る前に、対象部門、期間、決める人を置きましょう。下の表から近い課題を選んでください。最初の記事で前提を整理し、次の記事で日々の進め方を具体的にできます。

課題から選ぶ、記事の読む順序

計画を判断に使うための4ステップ

1. 手が回っていない仕事を特定する

部門の希望人数から始めないでください。仕事の量、必要な経験、対応の期限を書き出します。仕事を減らす・移す選択肢も、同じ欄に並べます。

2. 今の体制と必要な体制を比べる

在籍人数だけでなく、実際に担える仕事と時間を確かめます。採用した人が仕事を覚える期間も入れます。教える人の時間も計画に含めます。

3. 月別に人数と費用を並べる

入社・退職・異動の予定と、給与・賞与などの費用を対応させます。採用開始、入社、担当開始は分けて書きます。翌期に続く費用も確かめます。

4. 見直す条件と担当を決める

採用の遅れや仕事量の変化を、誰がいつ更新するかを決めます。当初の予算は残します。最新の見込みは別に置き、次の対応を判断します。

最初に準備する資料のチェックリスト

• 部門別の事業計画と、案件数・生産量などの業務量の見込み。
• 今の役割分担と、入社・退職・異動・育成の予定。
• 費用の項目と期間がわかる人件費の予算・実績。
• 増員要望の理由、希望時期、ほかの案、社内の判断期限。

よくある質問

全部門のデータがそろうまで、始められませんか？

始められます。まず一つの部門から、確認済みの前提と仮置きの前提を分けて進めます。未確認の項目には、担当と確認日を付けます。全社に広げる前に、集計方法をそろえます。

採用予算と人件費計画は一緒に作りますか？

同じ採用予定を使います。ただし、募集活動の費用と入社後の費用は分けて管理します。既存社員の給与などが複数の表に入る場合は、注意が要ります。全体を集計するとき、二重に足さないよう確かめます。