年間の採用予算をどう組む？採用活動費を職種・費目・月に分ける

1．前年実績を、今回使える単位に並べ直す

まず前年の支出を費目ごとに分けます。求人広告、紹介、制作、イベント、管理ツールなどです。分けたら、契約書や請求明細と照らし合わせます。支払月だけでなく、どの職種の、いつの募集に使ったかも残します。前年に払った制作費を、今年も必ず出る費用として置かないでください。

「採用単価」を使うときは、対象の費用と人数を一緒に書きます。内定者で割るか、入社者で割るか。共通の制作費を含むか。これで値は変わります。人数が少ない職種や新しい職種に、一つの平均値は当てはめません。予定する活動と見積もりから積み上げます。

2．職種別の費用と、全社共通の費用を分ける

採用枠ごとに、募集開始月、入社予定月、使う手段を書き込みます。広告と紹介を併用するなら注意が必要です。同じ人数を両方で採る計算になっていないか確かめます。媒体や制作を使うと決めたことと、採用人数を達成できる見込み。この2つは別の情報として扱います。

共通費を職種へ割り振る場合は、割り振る前の元の金額を一か所に残します。全社で合計するとき、元の金額と割り振った金額を二重に足さないためです。見積もりをまだ取っていない金額には「仮置き」と書きます。取る担当者と確認日も付けます。

3．架空例で、基本予算と予備費の枠を分ける

広告を契約しただけで2名を採れるとは限りません。応募が想定より集まらないときに備え、判断する日を決めておきます。掲載内容を直すのか、手段を足すのかを、その日に決めます。予備費は使い切る前提の金額にしません。何が起きたら使うかを書いておきます。

4．月別の予算に、契約と社内の作業時間を添える

各費用を、使う予定の月に振り分けます。支払予定は、経理が確認する欄に分けます。年度末に始めた募集では、翌年度も支出が続くことがあります。その場合は契約期間を書いておきます。どの時期の費用として載せるかは、自社の処理方法を経理と確認してください。支払月だけで年度の費用を決めないようにします。

面接、日程調整、原稿確認にかかる社内の作業時間も書きます。担当者と、月ごとの時間を並べます。既存社員の給与を人件費計画に入れているなら、同じ給与を採用活動費に重ねて足しません。作業時間を見ると、予算はあっても動けない月が見つかります。

応募から入社までのどこで止まっているかは、採用KPIの決め方で確かめられます。

よくある質問

関連する学術研究と実務への適用範囲

Breaugh（2008）「Employee recruitment: Current knowledge and important areas for future research」は、採用研究のレビューです。募集方法、採用活動とその成果に関する研究課題を整理しています。

募集方法と成果を分けて考えるための背景資料です。職種別・共通費用の区分と支出月の表は、予算管理の設計例です。研究から得た標準単価ではありません。

媒体別の普遍的な採用単価や、現在の各サービスの優劣を示すものではありません。本記事の手順・表・記入例は、研究結果そのものとは区別したCareerSync編集部の実務設計です。